Vie privée


ADK IMMO sprl
 
POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
 
Dernière mise à jour : 24/05/2018
 
 
1.  Introduction

Informations concernant ADK IMMO SPRL.
ADK IMMO sprl, société inscrite auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0521.854.654, et dont le siège social est sis rue des Fories 2, 4020 Liège, Belgique, (ci-après dénommée «ADK IMMO» ou «nous») est un prestataire de services immobiliers, spécialisé dans le courtage en vente et location et la gestion locative de biens immobiliers. ADK IMMO sprl est agréée IPI sous le numéro 100.022.

Dans le cadre de ses activités et services, ADK IMMO traite, entre autres, les données à caractère personnel de ses clients. En ce qui concerne ces activités de traitement, ADK IMMO agit en qualité de « responsable de traitement », et est responsable de la protection de vos données personnelles. À ce titre, ADK IMMO s'efforce de se conformer à la législation en vigueur en matière de protection des données, notamment, à partir du 25 mai 2018, au Règlement général européen sur la protection des données 2016/679 (le « règlement » ou « RGPD ») et aux lois nationales en vigueur implémentant la Directive 95/46 de l'UE sur le traitement des données personnelles ou venant compléter le RGPD.

 Le respect de votre vie privée est une priorité pour nous.

ADK IMMO aspire à être un partenaire de confiance et, pour cette raison, s'efforce de respecter et de protéger vos données personnelles ou celles de vos employés.
Cette Politique de protection des données personnelles vise à expliquer comment nous collectons, stockons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous utilisez nos produits et services, notre site Web ou lorsque vous interagissez avec nous. Cette Politique de protection des données personnelles décrit également vos droits et explique comment vous pouvez les exercer.
Veuillez lire attentivement cette Politique de protection des données personnelles, afin que le traitement de vos données personnelles soit le plus transparent possible.
Veuillez également vous assurer que votre famille et vos mandants aient bien connaissance du fait que leurs données personnelles sont traitées par ADK IMMO, et que leur consentement à ce traitement des données, décrit dans cette Politique de protection des données personnelles, soit obtenu si nécessaire.

Les principes suivants sont au cœur de la manière dont nous traitons vos données personnelles.

• Transparence et loyauté : lorsque nous collectons et traitons vos données personnelles, nous vous indiquons les personnes qui collectent et reçoivent ces données, ainsi que les raisons de ce recueil.

• Légitimité : ADK IMMO ne collecte, ni ne traite les données personnelles sans motif légitime. Lorsque la loi l'exige, nous vous demandons toujours votre consentement au préalable (par exemple, dans la mesure nécessaire, avant de lancer une campagne de marketing).

• Finalité : nous n'utilisons vos données personnelles qu'à des fins professionnelles pertinentes (par exemple, dans un but d’amélioration de nos services, pour gérer les relations avec les clients, pour gérer les transactions immobilières de nos clients, pour exécuter des facturations précises, pour des activités de marketing, pour mieux servir les clients, pour mener des enquêtes de satisfaction, pour rédiger des rapports et nous conformer à nos obligations légales). Nous n'utilisons jamais vos données personnelles à des fins incompatibles avec les objectifs décrits dans la présente Politique de protection des données personnelles ou qui vous sont communiqués ailleurs.

• Nécessité et proportionnalité : nous ne collectons que les données personnelles nécessaires au traitement des données, conformément à la présente Politique de protection des données personnelles. Nous ne recueillons des informations à caractère sensible que lorsque cela est pertinent. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour nous assurer que vos données personnelles soient exactes, complètes et à jour. Nous ne fournissons vos données aux partenaires professionnels et aux fournisseurs que dans la mesure nécessaire pour vous fournir nos services ou pour nous conformer à des obligations légales.
Ces principes sont détaillés dans plusieurs sections ci-dessous.

2.   Quelles sont les activités concernées par la collecte des données ?
Cette Politique concerne toutes les sources de données collectées et traitées par ADK IMMO dans le cadre de ses différentes activités commerciales, notamment nos expertises, estimations, missions de location ou de vente, gestion locative, support et conseils, l’utilisation de notre site Web et de nos réseaux sociaux, etc.

3.   Quelles données personnelles traitons-nous ?
Nous pouvons collecter et traiter vos données personnelles si vous faites partie des catégories non-exhaustives suivantes :
·       clients (professionnels ou particuliers) ;
·       acquéreur d’un bien immobilier mis en vente par un de nos clients ;
·       locataire d’un bien immobilier mis en location par un nos clients ;
·       membres de la famille de nos clients ou toute autre personne ayant habilité nos clients à recourir à nos services dans le cadre de nos activités ;
·       personnes de contact des clients ;
·       gestionnaires de patrimoine immobilier ;
·       notaires ;
·       avocats ou administrateurs provisoires ;
·       prospects ;
·       garant(s) d’un locataire ;
·       visiteurs / utilisateurs du site Web ;

4.   Comment recueillons-nous vos données personnelles ?

ADK IMMO sprl peut collecter vos données personnelles de différentes manières.
·       Nous collectons vos données personnelles directement auprès de vous, lorsque nous interagissons avec vous (par exemple, lorsque vous contactez ADK IMMO, ADK IMMO peut conserver un enregistrement de cette correspondance), lorsque vous remplissez un formulaire en ligne (formulaire de demande, formulaire de contact, etc.), lorsque vous créez un compte sur notre site, lorsque vous programmez une visite d’un bien immobilier, etc.
·       Nous pouvons vous demander de répondre à des enquêtes utilisées à des fins d'étude ou d'amélioration, bien que vous ne soyez pas obligé d’y répondre.
·       Nous pouvons enregistrer certains détails concernant vos visites sur notre site Web, notamment mais sans s'y limiter, le trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données portant sur la communication et les ressources auxquelles vous accédez.
·       Nous pouvons collecter des informations concernant votre ordinateur ou appareil, notamment l'adresse IP, le système d'exploitation ou le type de navigateur. Ces informations sont recueillies pour assurer la bonne gestion et le bon fonctionnement de notre site Web. Les cookies sont utilisés pour collecter ces informations.
·       Nous pouvons recevoir des données personnelles de votre précédent propriétaire ou de votre employeur.
·       Nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de nosfournisseurs prestant des services dans le cadre de l'exécution de tout contrat (corps de métier et entrepreneurs par exemple, etc.).
·       Nous pouvons recevoir vos données personnelles de la part des autorités (par exemple dans le cadre d'infractions urbanistiques, de plaintes émanant de la copropriété ou de tout autre tiers, etc.).

5.   Quels types de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons les types de données personnelles suivants :
·       Données d’identification et de contact, notamment votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone/portable ou adresse e-mail ;
·       Informations de type professionnel, notamment votre fonction, votre département ou vos coordonnées professionnelles, votre rémunération dans le cadre d’une candidature de location ;
·       Informations financières ou de crédit, notamment la date d'acceptation de vos/votre crédit(s) hypothécaires ou des informations sur votre contrat, votre compte bancaire, vos prêts, etc.;
·       Caractéristiques personnelles, notamment votre sexe, votre date de naissance, votre nationalité, votre langue, votre situation familiale, etc. ;
·       Votre voix, qui peut être enregistrée lors d’un appel téléphonique à ADK IMMO;
·       Informations de nature fiscale ou économique, notamment relatives au précompte immobilier et au revenu cadastral de l’immeuble, ou le montant du prix de vente de l’immeuble ;

6.   Cookies et autres outils de suivi

Afin d’améliorer votre expérience, lorsque vous visitez notre site Web, nous collectons certaines informations par des moyens automatisés, notamment grâce à des cookies,  des outils d'analyse de navigateurs et balises Web (e.g. Google Analytics).
Si vous utilisez notre site Web, nous pouvons collecter des informations sur le navigateur que vous utilisez et votre comportement en matière de navigation.

7.   Pour quelles finalités utilisons-nous vos données personnelles ?

ADK IMMO traite vos données personnelles aux fins suivantes, selon le cas, et à toute autre fin qui pourrait être compatible avec celles-ci :
·       Pour entreprendre des vérifications de clients, d’identité, de solvabilité, etc.
·       Pour respecter les obligations légales et protéger les droits et le patrimoine d'ADK IMMO: nous utiliserons des données personnelles pour répondre aux demandes légitimes des autorités de surveillance et autorités fiscales, pour détecter et prévenir le blanchiment d'argent, pour conduire un audit préalable d’une contrepartie, etc.
·       Pour créer et administrer les comptes des clients, notamment dans le cadre de la gestion locative mais aussi dans le cadre d’une vente en vue de la passation des actes authentiques.
·       Pour communiquer avec vous : vous pouvez nous contacter par différents moyens (via notre site internet, par téléphone, par e-mail, ...) afin de poser des questions, demander des informations, faire part de commentaires, etc. Nous utiliserons vos données personnelles pour communiquer avec vous ou pour répondre à vos questions.
·       Pour vous fournir desservices liés à nos prestations prévues dans le contrat :
-       Visite des immeubles concernés ;
-       Commande des PEB, certificat de conformité électrique ou de tout autre document requis pour l’opération concernée ;
-       Établissement du contrat de bail ou du compromis de vente ;
-       Pour la facturation, l’envoi de nos factures et plus généralement la tenue de notre comptabilité ;
-       Envoi des décomptes mensuels de gestion dans le cadre de la gestion locative ;
-       Évaluations et estimations précises et fiable dans le cadre de nos conseils et expertises ; 
-       Assurances diverses (telles que, notamment, assurance loyer impayé) ;
-       Publicités, dans le cadre de notre mission de courtage immobilier ;
-       Pour la gestion des conflits (recouvrement des impayés, dossiers juridiques, etc.) ;
-       Dans le cadre de l'utilisation de portails Web ;
-       Pour informer les clients sur les résultats d’enquête de satisfaction ;
-       Pour la conservation des dossiers d’expertise et commerciaux à des fins de juridiques, administratives et d’audit ;
-       Pour gérer l’accès aux et les sécurités des locaux de la société ;
-       À des fins de marketing : nous pouvons utiliser vos informations pour vous contacter concernant de nouvelles offres ou services et des offres spéciales que nous pensons utiles, ou pour vous envoyer des messages publicitaires ou des bulletins d'information. Nous pouvons analyser votre profil et vos préférences à titre de client, et entreprendre des campagnes publicitaires multicanaux via des outils automatisés, vous contacter par SMS, e-mail ou vous envoyer des brochures.
-       Nous pouvons également vous inviter à participer à des événements, des jeux/concours ou des quiz publicitaires, via nos sites Web.
-       Pour les sites Web, cookies et newsletters : nous pouvons collecter des informations via des cookies pour acquérir de l’expérience et nous donner une meilleure idée de votre type de navigation, notamment pour stocker vos préférences et paramètres afin de gagner du temps (notamment les critères de recherche de biens), de permettre la connexion, de lutter contre la fraude et d’analyser les performances de notre site Web et de nos services.
Ces informations nous aident à améliorer nos sites Web, ainsi qu'à mieux connaitre les produits et services que vous préférez.
Nous utilisons également des cookies pour les analyses sur le Web, afin de déterminer l'activité sur les sites Web ainsi que les zones des sites Web les plus visitées.
Pour l'établissement du profil : pour que nous connaissions mieux ce qui vous intéresse et vos préoccupations, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour améliorer notre site Web et nos services, pour personnaliser votre ressenti auprès de nous et pour adapter nos activités de marketing à vos besoins et intérêts.

8.   Sur quelle base traitons-nous vos données personnelles ?

ADK IMMO traite vos données personnelles en fonction des fondements juridiques suivants, et selon le cas :
·       de l'exécution du contrat que vous avez conclu avec ADK IMMO sprl ou de la préparation d’un contrat que vous avez l’intention de conclure avec ADK IMMO sprl;
·       de votre consentement éclairé préalable, lorsqu’il est requis ;
·       du respect de nos obligations légales, notamment de la législation anti-blanchiment ;  
·       des intérêts légitimes d'ADK IMMO sprl ou d'un tiers, dans la mesure où ces droits l'emportent sur vos droits et libertés fondamentaux, tels que, le cas échéant, de détecter et prévenir le blanchiment d'argent, de conduire un audit préalable d’une contrepartie, vous fournir des informations utiles, etc.

9.   Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Pour offrir nos services, nous avons parfois besoin de faire appel à des partenaires ou des entités de traitement aux fins décrites ci-dessus. Nous limitons le partage de vos données personnelles aux catégories suivantes de destinataires :
·       les services internes tels que les services de supports administratifs à nos activités (comptabilité, facturation, archivage, accueil, qualité, etc.) ;  
·       nos partenaires et confrères, auquel nous pourrions devoir faire appel ponctuellement afin de remplir au mieux la mission que vous nous avez confiée ;  
·       notre client (le propriétaire, le cas échéant) ;
·       nos prestataires de services notamment : prestataires d'hébergement de données, prestataires informatiques, partenaires marketing, centres de traitement des appels, tierces parties effectuant les photographies publicitaires, les réparations ou autres travaux commandés à votre demande, les services d’assurance ou d’avocat que vous auriez requis, , etc ;
·       les autorités lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une assignation, notamment des forces de l’ordre et des tribunaux, aux demandes des autorités fiscales,... ;
Nous savons que vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données personnelles directement à des tiers pour leurs propres fins de marketing, et cela sans votre consentement.
Veuillez noter que nous pouvons également utiliser et divulguer des données personnelles vous concernant qui ne sont pas personnellement identifiables, c'est-à-dire des données personnelles sous forme agrégée, ne permettant plus de vous identifier.

10.               Comment vos données personnelles sont-elles stockées et transférées ?
ADK IMMO vise à garantir que vos données personnelles soient :
·      protégées contre toute destruction/perte accidentelle ou intentionnelle ;
·      correctement utilisées ; et
·      inaccessibles aux personnes non autorisées.
Toutes les informations que vous nous fournissez sont stockées sur nos serveurs sécurisés. Vos données personnelles sont stockées soit dans nos bases de données, soit dans la base de données de nos prestataires de services.
Lorsque nous transférons des informations en dehors de l’Espace économique européen, nous assurons une protection adéquate du transfert des informations personnelles aux destinataires dans ces pays, par la conclusion, avec ces destinataires, d'accords de transfert de données basés sur les clauses standards de la Commission européenne si nécessaire.

11.               Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

En général, nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins décrites à la section 7 de la présente Politique de protection des données personnelles, ou conformément aux lois en vigueur.
À titre d'exemple, nous ne conservons vos données personnelles qu’aussi longtemps que nécessaire dans le cadre de votre relation commerciale avec ADK IMMO et, le cas échéant, de la fin de celle-ci, ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter les obligations légales d'ADK IMMO.
En cas de litige, nous pouvons conserver vos données personnelles jusqu'à la résolution complète du litige. Nous supprimerons ou archiverons ces données conformément à la loi applicable.

12.               Données sensibles

Nous sommes parfois amenés à traiter des données sensibles, essentiellement des informations judicaires, comme des procédures, des infractions urbanistiques, des données pénales relatives à des sinistres (PV de police,…).
Nous traitons ces données exclusivement pour les finalités suivantes :
·       Pour la gestion des sinistres et du contentieux y relatif.
Si nécessaire, ces données peuvent être transmises propriétaire ou locataire, aux assureurs et courtiers intervenant dans la gestion du sinistre, aux experts professionnels chargés par nous ou par ceux-ci (avocats, experts judiciaires en charge du dossier), aux éventuels sous-traitants intervenant dans la gestion des sinistres, ainsi qu’aux autorités et tribunaux.
·       Pour la gestion des amendes et des sanctions administratives ainsi que de toutes les infractions commises dans le cadre de l’opération concernée.

13.               Comment assurons-nous la sécurité et l’intégrité de vos données personnelles ?
Nous protégeons vos données par des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illicite.
Lorsque nous externalisons le traitement des données, nous imposons des obligations contractuelles pour protéger vos informations.

14.               Comment pouvez-vous contrôler et indiquer vos préférences sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Vous pouvez exercer un certain nombre de droits en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à l'égard d'ADK IMMO, dans la mesure où vous disposez effectivement de ces droits en vertu de la législation en vigueur en matière de protection des données, telle que le RGPD.
Pour exercer à tout moment les droits énoncés dans cette section, veuillez contacter le Correspondant à la protection des données d'ADK IMMO (voir la section 15) qui traitera votre demande.
Ø  Opposition :
Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles reposant sur un intérêt légitime d'ADK IMMO, par exemple lorsqu’elles sont utilisées à des fins de marketing (direct), d'établissement de votre profil afin de de vous envoyer des publicités ciblées ou lors du partage de vos données avec des tiers ou avec d'autres entités du groupe ADK.
Ø  Retrait :
Si vous avez consenti préalablement au traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. La légalité du traitement fondé sur le consentement avant retrait, n'en est pas pour autant affectée.
Ø  Accès :
Vous pouvez demander l’accès aux données personnelles que nous conservons sur vous, ou en réclamer une copie. Vous pouvez également demander des informations sur les finalités du traitement, les catégories de données, les catégories de destinataires, les termes de conservation des données, etc.
Ø  Portabilité :
Vous pouvez avoir le droit d'obtenir une copie de toutes les données personnelles que nous détenons à votre sujet dans nos dossiers, dans un format compatible pour vous permettre d'exercer votre droit à la portabilité des données.
Ø  Limitation : 
Vous avez le droit de demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas suivants :
o  pendant une période permettant à ADK IMMO de vérifier l'exactitude de vos données personnelles, dans le cas où vous contesteriez l'exactitude de ces dernières ;
o  si le traitement est illégal et que vous souhaitez restreindre l'utilisation de vos données personnelles plutôt que de les supprimer ;
o  si vous souhaitez qu'ADK IMMO conserve vos données personnelles car vous en avez besoin pour vous défendre dans le cadre d’actions en justice ;
o  si vous vous êtes opposé au traitement, mais que nous devons vérifier si les motifs légitimes de ce traitement prévalent sur vos propres droits.
Ø  Rectification :
Vous pouvez également avoir le droit de rectifier des données personnelles inexactes et de compléter des données personnelles incomplètes.
Ø  Effacement :
Vous avez le droit de demander l'effacement de vos données personnelles dans les cas suivants :
o  si vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées;
o  si vous avez retiré votre consentement et qu'il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
o  si vous vous êtes opposé au traitement des données et qu'il n’existe pas de motif légitime impérieux pour ADK IMMO;
o  si les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
o  si les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale à laquelle ADK IMMO est soumise.
En cas d'effacement, nous prendrons des mesures raisonnables pour informer de cet effacement d’autres entités du groupe ADK qui pourraient être impliquées dans le traitement de ces données.
Ø  Plainte :
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en cas de doutes quant aux conditions de traitement de vos données personnelles par ADK IMMO (Commission de la protection de la vie privée, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique, commission@privacycommission.be, www.privacycommission.be).

15.               Qui contacter en cas de questions ou d'inquiétudes concernant le traitement de vos données personnelles ?

ADK IMMO a désigné un Data Protection Officer (Délégué à la protection des données ou DPO). Ce délégué à la protection des données peut être contacté au numéro de téléphone suivant : +32 (0)4 220 60 38 ou à l’adresse email suivante : j.dessart@adkimmo.com.   
Le DPO est le premier interlocuteur du client pour les questions relatives à la protection des données personnelles ou pour l’exercice de ses droits. À cet égard, toutes les questions, plaintes ou commentaires concernant la présente Politique de protection des données personnelles ou nos principes de traitement des données doivent être envoyés par courrier électronique au DPO.  

16.               Que se passe-t-il lorsque nous amendons cette Politique de protection des données personnelles ?
Notre Politique de protection des données personnelles peut changer de temps à autre, afin de refléter des changements intervenus dans la façon dont nous traitons vos données personnelles. Nous vous encourageons à consulter régulièrement nos sites web (www.adkimmo.com) pour disposer des dernières informations sur nos principes en matière de protection des données. Nous vous avertirons de tout changement important tel que requis par la loi.
Vous pouvez vérifier la date de la dernière révision de cette Politique de protection des données personnelles au tout début de ce document.
 
 
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